最好搭建一台文件服务器，把文件集中归类，利用共享权限和NTFS权限共同来进行权限分配，这样就可以实现你们的要求了。。。
当然搭建的服务器不仅仅做这些，功能强大的很，将来如果需要可以做成AD域，不单单文件服务，还可实现mail服务，web服务等功能，用户也可以做到统一管理...

做文档管理的服务器需要多少钱？？

文件管理的服务器对性能要求不是很高，主要是看稳定性，用个单路四核的高配服务器就足够了。你可以看看国产品牌正睿的这款单路四核服务器，标配一颗至强X3360四核处理器(2.86GHz/1333MHz/12M L2)，性能可以说是相当的强悍。。拿来做文件服务器绰绰有余了。
产品型号：I143738S
产品类型：单路四核塔式服务器
处 理 器：Xeon X3360
内 存：2G DDR2
硬 盘：SATA2 320G
机 构：塔式
价 格：￥4999
银牌服务
重庆五年免费上门服务，全国三年免费上门服务，关键部件三年以上免费质保。

文件服务器资源管理器（FSRM）

因为你还没有创建文件服务器角色

进入控制面板，管理工具，管理您的服务器，添加或删除角色。。。。

去百度文库搜一下“文件服务器”

这里就不详述了

文档管理系统的概述

对于企业而言，文档是重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。
随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。